3 manuelle Übergaben, 60 Minuten Übertragungszeit. Wer ERP und Labor verbindet, schafft das in 5 Minuten. So digitalisieren Sie Probenmanagement und Prüfzeugnis im Mittelstand.
Montagmorgen, 7:30 Uhr, Prüflabor. Auf dem Tisch liegen 15 Probenbegleitscheine. Handschriftlich ausgefüllt, obwohl alle Auftragsdaten längst im ERP stehen. An der Zugprüfmaschine hängt ein Klemmbrett mit Laufzettel. Danach tippt jemand die Ergebnisse von Hand ins System. Drei Systeme, null Verbindung. Das war jahrelang die beste verfügbare Lösung für Werkstoffprüfung im Betrieb. Heute geht es deutlich besser.
Jede Probe durchläuft im Schnitt drei manuelle Übergaben: Auftragsdaten aus dem ERP auf den Laufzettel, Messwerte vom Klemmbrett in die Prüfdokumentation, Ergebnisse zurück ins ERP. Pro Übergabe rechnen Sie mit rund 20 Minuten: Daten suchen, abtippen, prüfen, korrigieren. Bei 15 Proben am Tag sind das 15 Stunden pro Woche. Nur für Datenübertragung.
Die unsichtbaren Kosten wiegen schwerer. Beim Abtippen verrutscht eine Kommastelle bei der Zugfestigkeit. Kundenreklamation, Nachprüfung, gebundene Kapazität. Oder ein Laborleiter sucht 10 Minuten nach dem Laufzettel, weil er auf dem falschen Stapel liegt.
Dazu kommt ein regulatorisches Risiko. ISO 17025 Labor, Abschnitt 7.4, fordert lückenlose Proben-Rückverfolgbarkeit und einen Audit Trail bei Probenannahme und Kennzeichnung. Excel und Papier erfüllen diese Anforderungen strukturell nicht. Ohne Audit Trail steht die DAkkS-Akkreditierung auf dem Spiel.
Der naheliegende Reflex: neue Laborsoftware kaufen. Ein modernes LIMS, das alles kann. Das Versprechen klingt gut. Die Realität sieht anders aus.
Das Problem war nie die einzelne Software. Die meisten Labore haben brauchbare Systeme. Ein ERP, das Aufträge verwaltet. Vielleicht eine Prüfsoftware. Vielleicht sogar ein LIMS. Jedes System für sich funktioniert. Aber zwischen den Systemen klafft eine Lücke. Und genau dort sitzt der Laufzettel.
Ein neues LIMS im Mittelstand ohne ERP Labor Anbindung ist ein weiteres Silo. Statt drei Inseln haben Sie vier. Laut KfW haben 35 % der Mittelständler Digitalisierungsprojekte abgeschlossen (Stand 2024). Bei vielen heißt “abgeschlossen”: neue Software eingeführt, aber nicht verbunden. Die Systeme stehen. Sie sprechen nur nicht miteinander.
Genau für dieses Problem haben wir Lab OS gebaut. Ein digitales Labormanagement, das direkt an Ihr ERP angebunden ist. Kein Laufzettel mehr, kein Klemmbrett. Stattdessen ein Tablet an jeder Prüfstation.
Der Ablauf:
Auftrag kommt aus dem ERP. Kundendaten, Material, Prüfumfang, Spezifikationen fließen automatisch ins Lab OS. Kein Abtippen, keine Begleitscheine.
Tablet an der Prüfstation. Ihr Prüfer sieht genau die Probe, die als nächstes dran ist. Mit Prüfplan, Soll-Werten und Normbezug (DIN EN ISO 6892-1, DIN EN ISO 6506). Er gibt Messwerte direkt ein: Zugfestigkeit, Streckgrenze, Bruchdehnung, Härtewerte. Lab OS prüft in Echtzeit, ob die Werte innerhalb der Spezifikation liegen. Grün heißt bestanden, Rot heißt Abweichung. Sofort, nicht erst beim Prüfbericht.
QA-Freigabe im System. Messdaten vollständig, Normbezüge geprüft, Abweichungen dokumentiert. Der Qualitätsverantwortliche gibt frei oder schickt zurück. Per Klick, nicht per Unterschrift auf Papier.
Ergebnisse fließen zurück ins ERP. Prüfstatus, Messwerte, digitales Prüfzeugnis. Für Vertrieb, Qualitätsmanagement und Kunde sofort verfügbar. Keine manuelle Nacharbeit.
Jede Information fließt genau einmal ein. Vom ERP-Auftrag bis zum fertigen Prüfzeugnis.
Die Zahlen aus der Praxis:
Keine Revolution. Eher wie der Wechsel von der Straßenkarte zum Navi. Beides bringt Sie ans Ziel. Aber eins ist klar besser.
Und wenn das läuft? Dann lässt sich im nächsten Schritt die Prüfmaschine direkt anbinden. Messwerte fließen automatisch von der Zugprüfmaschine ins Lab OS. Ohne Eingabe, ohne Tippfehler. Der größte Hebel liegt im ersten Schritt: ERP und Labor verbinden, Laufzettel abschaffen, Tablet an die Prüfstation.
Sie haben beim Lesen an Ihr eigenes Labor gedacht? Dann lohnt sich ein Gespräch.
In 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihren Proben-Ablauf: Wo entstehen die meisten Übergaben, welche lassen sich verbinden? Kein Pitch, keine Präsentation. Eine ehrliche Einschätzung, was möglich ist.
Kostenloses 30-Minuten-Gespräch — kein Pitch, konkrete Einschätzung
Müssen wir unser ERP wechseln?
Nein. Wir binden Lab OS an Ihr bestehendes ERP an: SAP, proAlpha, Sage, Microsoft Dynamics oder Branchenlösungen. Aufträge fließen automatisch rein, Ergebnisse automatisch zurück.
Wie lange dauert die Einführung?
Ab 6 Wochen bis zum Produktivbetrieb. Hängt von der Anzahl der Prüfstationen und der ERP-Anbindung ab. In jedem Fall: Wochen, nicht Monate.
Brauchen wir dafür ein IT-Team?
Nein. Wir übernehmen Analyse, Einrichtung, ERP-Anbindung und auf Wunsch den laufenden Betrieb. Sie brauchen einen Ansprechpartner, der die Laborprozesse kennt. Den Rest machen wir.
Können wir unsere Prüfmaschinen auch direkt anbinden?
Ja, im zweiten Schritt. Zunächst verbinden wir ERP und Lab OS. Wenn das läuft, lesen wir Messwerte direkt aus der Zugprüfmaschine oder dem Härteprüfer aus. Schritt für Schritt.
Lässt sich Werkstoffprüfung digitalisieren ohne das bestehende ERP anzufassen?
Ja. Lab OS läuft neben Ihrem ERP, nicht statt ihm. Wir bauen die Verbindung. Ihr ERP bleibt wie es ist.
In 30 Minuten finden wir heraus, ob und wie das für Ihren Betrieb funktioniert.
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Oder direkt per E-Mail: hallo@thegapcloser.de
