Ihr teuerstes Formular im Labor? Der Laufzettel.

Wer Werkstoffprüfung macht, kennt vielleicht das Problem: Die Auftragsdaten stehen im ERP, aber im Labor landet trotzdem ein handschriftlicher Probenbegleitschein. Dazu drei verschiedene IT-Systeme, die nicht miteinander reden. Das war jahrelang die beste verfügbare Lösung. Heute geht es deutlich besser.

Was Laufzettel im Labor wirklich kosten

Jede Probe durchläuft im Schnitt drei manuelle Übergaben: Auftragsdaten aus dem ERP auf den Laufzettel, Messwerte der Maschinen zurück auf den Laufzettel und von dort wieder zurück ins ERP. Vor allem das Übertragen zurück in das ERP-System benötigt hohe Sorgfalt und kann daher zeitintensiv sein.

Was vielleicht noch schwerer wiegt sind die unsichtbaren Kosten. Beim Abtippen verrutscht eine Kommastelle bei der Zugfestigkeit. Die Folgen sind Kundenreklamation, Nachprüfung und gebundene Kapazität. Oder ein Laborleiter sucht 10 Minuten nach dem Laufzettel, weil er auf dem falschen Stapel liegt. Kunden rufen an und Fragen nach dem Status ihre Probe - aber ohne digitalen Prozess weiß niemand so recht, wo die Probe sich grade befindet.

Und bei der nächsten DAkkS-Begehung wird es nicht einfacher. Die meisten Labore erfüllen die Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Audit Trail, aber mit erheblichem Aufwand. Wer den Nachweis ohnehin führen muss, kann ihn auch gleich automatisch mitlaufen lassen.

Das Problem sitzt zwischen den Systemen

Die meisten Labore haben brauchbare Software. Ein ERP, das Aufträge verwaltet. Vielleicht eine Prüfsoftware. Vielleicht sogar ein LIMS. Jedes System für sich funktioniert. Aber zwischen den Systemen klafft eine Lücke. Und genau dort sitzt der Laufzettel.

Laut KfW haben 35 % der Mittelständler Digitalisierungsprojekte abgeschlossen (Stand 2024). Bei vielen heißt “abgeschlossen”: neue Software eingeführt, aber nicht verbunden. Die Systeme stehen. Sie sprechen nur nicht miteinander. Solange die Verbindung fehlt, bleibt der Laufzettel die Brücke.

Vom ERP-Auftrag zum Prüfzeugnis — ohne Umweg über Papier

Genau für dieses Problem haben wir Lab OS gebaut. Ein digitales Labormanagement, das direkt an Ihr ERP angebunden ist. Kein Laufzettel mehr und kein Klemmbrett. Stattdessen ein Tablet an jeder Prüfstation.

Der Ablauf:

1. Auftrag kommt aus dem ERP. Kundendaten, Material, Prüfumfang und Spezifikationen fließen automatisch ins Lab OS. Niemand tippt ab, niemand füllt Begleitscheine aus.

2. Tablet an der Prüfstation. Ihr Prüfer sieht genau die Probe, die als nächstes dran ist. Mit Prüfplan, Soll-Werten und Normbezug (DIN EN ISO 6892-1, DIN EN ISO 6506). Er gibt Messwerte direkt ein: Zugfestigkeit, Streckgrenze, Bruchdehnung, Härtewerte. Lab OS prüft in Echtzeit, ob die Werte innerhalb der Spezifikation liegen. Grün heißt bestanden, Rot heißt Abweichung. Sofort, nicht erst beim Prüfbericht.

3. QA-Freigabe im System. Messdaten vollständig, Normbezüge geprüft, Abweichungen dokumentiert. Der Qualitätsverantwortliche gibt frei oder schickt zurück. Das geschieht per Klick, nicht per Unterschrift auf Papier.

4. Ergebnisse fließen zurück ins ERP. Prüfstatus, Messwerte, digitales Prüfzeugnis. Alles ist für Vertrieb, Qualitätsmanagement und Kunde sofort verfügbar. Manuelle Nacharbeit entfällt.

Jede Information fließt genau einmal ein, vom ERP-Auftrag bis zum fertigen Prüfzeugnis.

13 Stunden pro Woche — zurück an Ihr Team

Die Zahlen aus der Praxis:

• Zeitersparnis pro Probe: Von 60 Minuten auf 5 Minuten. Drei Übergaben werden zu einem Durchlauf. Bei 15 Proben am Tag sind das über 13 Stunden, die Ihr Team zurückbekommt. Pro Woche.
• Fehlerquote: Messwerte erfasst Ihr Prüfer einmal, nicht dreimal. Kommastellen-Fehler, vertauschte Proben-IDs, fehlende Werte fallen weg.
• Prüfzeugnis digital, in Minuten: Statt händisch zusammengetragener Berichte generiert Lab OS das Prüfzeugnis aus den vorhandenen Daten. Ihr Kunde hat die Ergebnisse am selben Tag.
• Audit Trail inklusive: Lab OS dokumentiert jede Eingabe, jede Änderung, jede Freigabe automatisch. Der Nachweis für die DAkkS-Begehung entsteht nebenbei.
• Umsetzung: Wenige Wochen bis zum Produktivbetrieb. Wir verbinden Lab OS mit Ihrem bestehenden ERP. Sie tauschen nichts aus und starten kein Endlos-Projekt.

Und wenn das läuft? Dann lässt sich im nächsten Schritt die Prüfmaschine direkt anbinden. Messwerte fließen automatisch von der Zugprüfmaschine ins Lab OS. Das funktioniert ohne Eingabe und ohne Tippfehler. Der größte Hebel liegt im ersten Schritt: ERP und Labor verbinden, Laufzettel abschaffen, Tablet an die Prüfstation.

Ihr nächster Schritt

Sie haben beim Lesen an Ihr eigenes Labor gedacht? Dann lohnt sich ein Gespräch.

In 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihren Proben-Ablauf: Wo entstehen die meisten Übergaben, welche lassen sich verbinden? Wir pitchen nicht und präsentieren keine Slides. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was möglich ist.

Kostenloses 30-Minuten-Gespräch — kein Pitch, konkrete Einschätzung

Häufige Fragen

Müssen wir unser ERP wechseln?

Nein. Wir binden Lab OS an Ihr bestehendes ERP an: SAP, proAlpha, Sage, Microsoft Dynamics oder Branchenlösungen. Aufträge fließen automatisch rein, Ergebnisse automatisch zurück.

Wie lange dauert die Einführung?

Ab 6 Wochen bis zum Produktivbetrieb. Hängt von der Anzahl der Prüfstationen und der ERP-Anbindung ab. In jedem Fall: Wochen, nicht Monate.

Brauchen wir dafür ein IT-Team?

Nein. Wir übernehmen Analyse, Einrichtung, ERP-Anbindung und auf Wunsch den laufenden Betrieb. Sie brauchen einen Ansprechpartner, der die Laborprozesse kennt. Den Rest machen wir.

Können wir unsere Prüfmaschinen auch direkt anbinden?

Ja, im zweiten Schritt. Zunächst verbinden wir ERP und Lab OS. Wenn das läuft, lesen wir Messwerte direkt aus der Zugprüfmaschine oder dem Härteprüfer aus. Schritt für Schritt.

Lässt sich Werkstoffprüfung digitalisieren ohne das bestehende ERP anzufassen?

Ja. Lab OS läuft neben Ihrem ERP, nicht statt ihm. Wir bauen die Verbindung. Ihr ERP bleibt wie es ist.